Taideteoksen tekemisestä kannattaa aina tehdä kirjallinen sopimus. Julkisen taiteen tilausprosessit saattavat kestää vuosia, minkä vuoksi muistikuvat alun perin sovitusta saattavat muuttua. Sopimuksesta ne on helppo tarkistaa.
Sopimusneuvottelu on osapuolten yhteinen prosessi. Sopimus määrittelee osapuolten vastuut: kuka vastaa mistäkin ja missä vaiheessa? Mitä palkkioita maksetaan ja millä aikataululla? Jos taidehanketta koordinoi julkisen taiteen asiantuntija, sopimuksessa tulee määritellä myös taiteilijan ja asiantuntijan välinen työnjako.
Tilaajalla voi olla käytössä oma sopimuspohja, jonka pohjalta sopimusta lähdetään laatimaan. Pohjana voidaan käyttää myös tältä sivulta ladattavaa mallisopimuspohjaa. Mallisopimus on laadittu erityisesti rakennushankkeen yhteydessä toteutettavan tai julkisen taideteoksen teostilausta silmällä pitäen. Mallisopimusta voi muokata ja täydentää omiin tarpeisiin. Sopimuspohja on tarkoitettu malliksi, ja varsinainen sopimus tulee aina laatia kunkin teoksen ja tilausprosessin erityispiirteet huomioon ottaen.
Epäselviin tai epämääräisesti muotoiltuihin sopimuskohtiin kannattaa aina puuttua ja kysyä niihin selvennystä. Mikäli selvennyksiä ei syystä tai toisesta saa tilaajalta, kannattaa apua kysyä esimerkiksi taiteilijajärjestöjen oikeudellisesta neuvonnasta.
Taiteilijan tulee myös huolehtia, että taidehankkeeseen hankitaan tilanteeseen sopivat ja kattavat vakuutukset. Taideteoksen tilaussopimuksessa tämän tehtävän voidaan myös sopia olevan tilaajan vastuulla.
Vakuutuksista, tarjouksen tekemisestä sekä työn ja teoksen hinnoittelusta löydät lisätietoa prosenttiperiaatteen käsikirjasta.